Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit übernehmen lassen – ohne ein einziges System zu ersetzen.
Wir automatisieren Abläufe entlang der Systeme, die bei euch schon laufen. Was klare Regeln hat, läuft danach ohne Zutun; was Urteilsvermögen braucht, bleibt bei Menschen.
Über diese Leistung
Angebote aus dem CRM ins ERP übertragen, Rechnungen aus E-Mails ablegen, Stammdaten in zwei Werkzeugen gleich halten: Fast jedes Unternehmen hat eine Handvoll Abläufe, die niemand mag und die trotzdem täglich von Hand erledigt werden. Sie kosten Zeit, sie sind fehleranfällig, und sie skalieren nicht mit. Wir nehmen diese Abläufe auf, automatisieren die Schritte mit klaren Regeln und übergeben mit Dokumentation und Monitoring – auf Plattformen, die euer Team später selbst anpassen kann.
Leistungsumfang
Automatisierung
- Aufnahme des Ablaufs, wie er tatsächlich läuft
- Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Schritte
- Definierte Fehlerbehandlung statt stillem Scheitern
- Monitoring und Benachrichtigung im Fehlerfall
- Dokumentation, mit der euer Team selbst weiterarbeitet
Angebundene Systeme
- ERP- und CRM-Systeme über bestehende Schnittstellen
- E-Mail und Dateiablagen
- Microsoft 365, SharePoint und Teams
- Buchhaltung und Dokumentenmanagement
- Eigene Anwendungen über REST-Schnittstellen
Ablauf in Phasen
Vier Phasen, und die erste ist die wichtigste: Ein Ablauf, den niemand verstanden hat, wird durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch.
Prozessaufnahme
Wir schauen den Beteiligten bei der Arbeit zu und schreiben auf, was tatsächlich passiert – nicht, was im Handbuch steht. Ergebnis ist der Ablauf als Diagramm, inklusive der Ausnahmen.
Automatisierungskonzept
Wir legen fest, welche Schritte automatisiert werden, welche bewusst bei einem Menschen bleiben und wie Fehlerfälle behandelt werden. Was schiefgehen kann, wird vorher geklärt.
Umsetzung und Parallelbetrieb
Aufbau in n8n, Make oder Power Automate und ein Parallelbetrieb: Automatisierung und Handarbeit laufen eine Zeit lang nebeneinander, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
Übergabe und Ausbau
Übergabe mit Dokumentation und Monitoring, damit ein Fehler auffällt, bevor jemand ihn meldet. Der nächste Ablauf lässt sich auf derselben Grundlage aufsetzen.
Einsatzbereiche
Je häufiger ein Ablauf wiederkehrt und je klarer seine Regeln sind, desto schneller trägt sich die Automatisierung.
- Übertragung von Daten zwischen CRM und ERP
- Eingangsrechnungen erfassen und ablegen
- Angebote und Bestellungen vorbereiten
- Stammdaten in mehreren Systemen gleich halten
- Berichte regelmäßig erzeugen und versenden
- Freigaben einholen und nachverfolgen
Worauf zu achten ist
Drei Punkte, an denen Automatisierungsprojekte typischerweise schwierig werden – und wie wir damit umgehen.
Ein unklarer Ablauf wird schneller falsch
Deshalb ist Phase 01 nicht verhandelbar. Wir automatisieren erst, wenn der Ablauf mit seinen Ausnahmen aufgeschrieben und von den Beteiligten bestätigt ist.
Ausnahmen sind der eigentliche Aufwand
Der Normalfall ist meist schnell gebaut; die Sonderfälle machen den Unterschied. Wir erfassen sie in der Aufnahme und entscheiden bewusst, welche automatisiert werden und welche bei einem Menschen bleiben.
Selbstgebaute Automatisierungen scheitern still
Monitoring gehört bei uns zur Übergabe, nicht zum Nachrüsten. Ein Ablauf, der ohne Meldung ausfällt, ist gefährlicher als einer, der nie gebaut wurde.
Warum BLAID für diese Leistung
Vier Gründe, die einen übergebenen Ablauf von einem gebastelten unterscheiden.
Etablierte Plattformen statt eigener Skripte
Wir bauen auf n8n, Make und Power Automate, damit euer Team einen Ablauf später selbst anpassen kann und nicht auf uns warten muss.
Der Ablauf wird zuerst verstanden
Die Prozessaufnahme ist Teil des Projekts und nicht optional. Sie ist der Grund, warum die Ausnahmen später nicht überraschen.
Messbar, nicht behauptet
Wir erfassen vorher, wie lange ein Ablauf dauert, und vergleichen nachher. Am Ende steht eine Zahl und kein Gefühl.
Monitoring ab Tag eins
Fehlerfälle werden gemeldet, statt still zu scheitern – der Teil, den selbstgebaute Automatisierungen meistens auslassen.
Welcher Ablauf kostet euch jede Woche Zeit?
Nennt uns einen – wir schätzen gemeinsam ein, ob und wie er sich automatisieren lässt.
Beratung durch Fachleute
Persönliches Gespräch mit den Leuten, die den Ablauf später bauen.
Planbare Umsetzung
3–8 Wochen pro Ablauf, mit Parallelbetrieb vor der Umstellung.
Sicher und nachvollziehbar
Protokollierter Betrieb, Benachrichtigung im Fehlerfall, Selbst-Hosting möglich.
Das bekommt ihr
- Den Ablauf als Diagramm, inklusive Ausnahmen
- Eine automatisierte Umsetzung auf einer Standardplattform
- Definierte Fehlerbehandlung und Benachrichtigung
- Eine Vorher-Nachher-Messung der Bearbeitungszeit
- Dokumentation für eigene Änderungen
- Eine Grundlage, auf der der nächste Ablauf schneller geht
Kostenloses Erstgespräch · unverbindlich · individuelle Lösung